Üç yüz kitabınız var ve her birini tek tek forma girmeniz gerekiyor. Bu iş günler alır, hata riski taşır ve sıkıcıdır. Toplu ürün yükleme, tüm stoğu tek bir dosyada hazırlayıp sisteme bir seferde aktarmanızı sağlar. Bu rehberde dosyayı nasıl hazırlayacağınızı, yüklerken nelere dikkat edeceğinizi ve hataları nasıl çözeceğinizi bulacaksınız.
Toplu yükleme kimler için uygun?
Elli üzerinde ürünü olan mağazalar için toplu yükleme çoğunlukla zaman kazandırır. Şu durumlarda özellikle işe yarar:
- Başka bir platformdaki mağazanızı buraya taşıyorsanız
- Stoğunuzu zaten bir Excel dosyasında ya da ön muhasebe programında tutuyorsanız
- Bir kütüphane ya da arşiv alımı yapıp yüzlerce kitabı bir anda listelemeniz gerekiyorsa
- Fiyat ve stokları periyodik olarak güncellemek istiyorsanız
Desteklenen dosya türleri
Mağaza panelindeki toplu yükleme bölümü Excel ve XML dosyalarını destekler. Excel, elle hazırlamak ve kontrol etmek için en kolay seçenektir. XML ise başka bir sistemden otomatik dışa aktarım yaptığınızda ya da düzenli senkronizasyon istediğinizde pratiktir.
| Özellik | Excel | XML |
|---|---|---|
| Hazırlama kolaylığı | Yüksek, tablo mantığı | Orta, yapı bilgisi gerekir |
| Elle düzenleme | Çok kolay | Metin düzenleyici gerekir |
| Başka sistemden aktarım | Dışa aktarma sonrası uyarlama | Genellikle doğrudan uyumlu |
| Hata ayıklama | Satır satır görünür | Etiket hatası gözden kaçabilir |
Dosyayı hazırlarken dikkat edilecekler
İyi hazırlanmış bir dosya yükleme sırasındaki sorunların çoğunu önler. Aşağıdaki alanlara özen gösterin.
- Başlık, yazar, yayınevi: Kapaktaki yazımla yazın. Yazım değişiklikleri aynı eserin farklı kayıtlara dağılmasına yol açar.
- ISBN: Mümkünse her kitaba ekleyin; eşleşme ve doğruluk artar. Eski kitaplarda ISBN yoksa alanı boş bırakın.
- Fiyat: Para birimi simgesi ve binlik ayracı olmadan, sayı olarak yazın. Ondalık için şablondaki biçimi kullanın.
- Stok: Tam sayı yazın; çoğu ikinci el kitapta stok birdir.
- Kondisyon: Şablondaki seçeneklerle birebir uyumlu değer girin.
- Kategori: Platformdaki kategori adlarını kullanın.
- Görsel adresi: Varsa fotoğrafın tam bağlantısını ekleyin.
Sık yapılan hatalar
- Fiyat sütununa "120 TL" gibi metin yazmak
- Boş satırları ve gizli sütunları dosyada bırakmak
- Aynı ürünü iki satırda tekrar etmek
- Kondisyon alanında şablonda olmayan bir değer kullanmak
- Türkçe karakterlerin bozulduğu bir kodlamayla kaydetmek
İpucu: Önce yalnızca on ürünlük küçük bir dosya yükleyin. Sonuçtan memnunsanız tüm dosyayı gönderin; hataları küçük örnekte yakalamak çok daha rahattır.
Yükleme ve doğrulama adımları
- Toplu yükleme sayfasını açın ve şablonu indirip alanları inceleyin.
- Stoğunuzu şablona uygun biçimde doldurun.
- Dosyayı seçin ve yükleyin.
- Sistem satırları kontrol eder; geçerli olanlar eklenir, hatalı satırlar nedenleriyle birlikte listelenir.
- Hataları dosyada düzeltin ve hatalı kısmı yeniden yükleyin.
Yüklenen ürünler tek tek eklenenlerle aynı otomatik içerik denetiminden geçer. Yasaklı ifade ya da uygunsuz görsel içeren satırlar yayına alınmaz ve düzeltme için işaretlenir.
Fotoğraf ve açıklamaları sonradan zenginleştirin
Toplu yükleme bilgi girişini hızlandırır ama ürünün satış gücünü tek başına artırmaz. Fotoğrafsız ya da tek cümlelik açıklamalı ürünler daha yavaş satılır. Yükleme tamamlandığında Ürünlerim sayfasından fotoğrafsız ürünleri süzün ve önce en değerli olanlardan başlayarak fotoğraf ekleyin.
Fotoğraf çekmenin inceliklerini fotoğraf rehberimizde bulabilirsiniz. Önce bir iki favori kategoride işe başlayın; sonra diğerlerini sırayla tamamlayın.
Fiyat ve stok güncellemelerini de toplu yapın
Toplu yükleme yalnızca ilk aktarım için değildir. Mevsimsel indirimler, kur ya da piyasa değişimleri nedeniyle fiyat değiştiğinde dosyayı güncelleyip yeniden yükleyebilirsiniz. Satılan ürünleri stoktan düşmeyi unutmak ise iptallere ve olumsuz yorumlara yol açar; stok sütununu düzenli kontrol edin.
Örnek bir satır nasıl görünmeli?
Şablondaki alanları doldururken aşağıdaki gibi sade ve tutarlı değerler kullanın. Rakamlar yalnızca örnek niteliğindedir; fiyatı kendi piyasa araştırmanıza göre belirleyin.
| Alan | Doğru örnek | Hatalı örnek |
|---|---|---|
| Fiyat | 150 | 150 TL, 150,- ya da yaklaşık 150 |
| Stok | 1 | bir adet |
| Kondisyon | Şablondaki değer | çok güzel durumda |
| Yayın yılı | 1998 | doksanlar |
| ISBN | Rakamlardan oluşan numara | ISBN: yok |
Yükleme öncesi son kontrol listesi
- Dosyada gizli sütun, birleştirilmiş hücre ve fazladan başlık satırı bırakmayın.
- Her satırda en azından başlık, fiyat, stok ve kondisyon dolu olsun.
- Dosyayı farklı bir ad ve tarihle kaydedin; son sürümü bulmak kolaylaşır.
- Türkçe karakterlerin bozulmadığını açıp kontrol edin.
- Çok büyük dosyaları birkaç parçaya bölmek hata ayıklamayı kolaylaştırır.
Hata mesajlarını okumak
Sistem bir satırı reddettiğinde nedenini listeler. En sık görülen nedenler boş zorunlu alan, tanınmayan kondisyon değeri, geçersiz fiyat ve tekrar eden kayıtlardır. Mesajı okuyun, dosyada ilgili satıra gidin ve değeri şablondaki biçime çevirin. Hatalı satırlar düzeltilene kadar yalnızca o satırlar bekler; diğer ürünler etkilenmez.
İpucu: Hata alan satırları ayrı bir dosyada toplayıp yalnızca onları yeniden yüklemek, tüm dosyayı baştan göndermekten daha hızlıdır.
Yedekleme ve sürüm yönetimi
Stok dosyanız mağazanın en değerli kayıtlarından biridir. Her yüklemeden önce bir kopyasını güvenli bir yere kaydedin. Fiyat güncellemesi ya da stok düzeltmesi yaparken eski dosyayı da saklayın; bir hata olursa geri dönebilirsiniz.
Eşleşme ve tekrar kaydı
Aynı kitabı birden fazla satırda gönderirseniz sistem bunları ayrı ürünler olarak görebilir. Aynı kitaptan birden fazla nüshanız varsa stok adedini artırın; farklı kondisyondaki nüshaları ise ayrı satırlarda girin ve kondisyon alanını farklı yazın.
Katalogda yer alan kitaplarla eşleşme ISBN üzerinden yapılır. ISBN olmayan ürünlerde başlık ve yazar bilgisinin tutarlılığı önem kazanır. Küçük ölçekte hızlı ürün eklemek isterseniz katalog ile hızlı ekleme yöntemini deneyin.
Son söz
Toplu yükleme, düzenli bir dosyayla başlar. Şablonu inceleyin, veriyi temiz hazırlayın, küçük bir denemeyle başlayın, hataları düzeltip tam yüklemeyi yapın. Sonrasında fotoğraf ve açıklamaları güçlendirerek ürünlerinizi satışa hazır hâle getirin. Mağazalarınızın görünümünü mağazalar sayfasından ara sıra kontrol etmek de iyi bir alışkanlıktır.
